会社からパソコンやスマホを支給された時、どのように使っていますか？
もちろん仕事のメールや仕事上で必要な情報はインターネットから収集しますが、その他に個人的な目的でネットサーフィンをしたり私用でメールを使っている人は要注意です！
会社から支給されるディバイス（パソコンやスマホなど）はいつでも監視されている前提で使った方が良いです。
本日は改めて社内のITツールの取り扱いマナーと通信セキュリティーについてお伝えします。特に、新入社員にわかりやすいようにまとめます。
会社から支給されるパソコンは会社の資産であり備品である
基本的な考え方として、会社から支給されるものは全て会社のものです。
部署が変わったり、退職したら全て会社に返還しなければならないものです。会社からパソコンを支給され、それを家に持ち帰って好きな動画を見たり、個人的な目的で使用すると後々大変なことになりうる可能性があります。
会社のパソコンは持ち出し可能か確認する
会社によっては、会社のパソコンを持ち出しできる人が限られているケースがあります。部長クラス、営業部のみなど、全ての人が持ち出しできるわけではありません。
それほど現代では情報漏洩問題が重大になってきています。
例えば、パソコンを持ち出ししなくても、会社のデータをUSBに入れて家で作業をしようとし、自分のパソコンにデータを取り入れて、それがウイルスなどで拡散される可能性もあるのです。
パソコンに限らず、どんなデータであれ会社の情報は外に持ち出すことができない所もありますので、自分の会社のルールをしっかり確認することが大事です。
社内メールやインターネットは監視されているつもりで使う
会社で発行するメールアドレスは、サーバー管理者がリモートで見る事が可能ですし、リモートでメールアカウントの削除も可能です。
なぜこういうことが可能かというと、社員が会社を辞めた後メールを見れないようにするためです。会社の情報漏洩をふせぐために、すぐITチームがサーバーからメールアカウントを削除または使っていた社員が見れなくするように設定ができます。
会社のメールアドレスを私用で使ってはいけない
上記の理由から、会社のメールアドレスから個人的な目的で家族や友人にメールを送るのはNGです。いつ会社に見られるかわかりません。
不便に感じる所もありますが、それほど情報漏洩は重大な問題であり倒産の危機に関わることもあります。個人で責任を負うとしても相当負担になることは間違いありません。
会社によっては、Gmailやhotmailなど個人で使っているメールアカウントを会社のパソコンから開いてはいけないというルールがあります。
そこからウイルス感染する可能性もありますので、大手システム会社等は絶対個人のGmail等のアカウントを見てはいけないルールを定めています。実際に私もGmailカウントを会社のパソコンで見たら一気に迷惑メールを送信された苦い過去がありました・・・
インターネットの回覧記録もパソコンに残っている
会社のパソコンで不適切な動画を見たり、個人の目的でネットサーフィンをした場合、そのサイトURLがパソコンに残っているものです。
インターネット上で回覧履歴を消したとしても、ITチームは詳細まで調べることができます。
何か問題が起きた時、パソコンを調べられたらアウトですね。
通信機器のセキュリティーについて
会社のパソコンで何かソフトウェアをダウンロードしたい場合は、ITチームに相談してからダウンロードするようにします。
例えば、プレゼンテーションで使う資料でソフトウェアが必要になり音楽やシステムをダウンロードしたとします。
だいたい無料のソフトウェアはウイルスに感染する可能性もあるので、ダウンロードした瞬間、社内システムがダウンすることも・・・
そして音楽や動画に関しては、著作権団体から警告が来る場合もあります。
ITチームには現在使っているパソコンの機種名や番号を伝え、そして何をダウンロードする予定なのかURLを確認してもらってからダウンロードをしましょう。
個人の安易な判断で会社のシステムに影響することは重大な問題です。ITチームがいない会社であれば、上司に確認をとってから行動しましょう。
まとめ
セキュリティー問題はパソコンが普及してから重要視されるようになりました。知らなかったでは済まないケースもあるので、「あれ、大丈夫かな？」と不安な時は必ず上司に確認を取ってから行動しましょう。
会社のパソコンやスマホは退職する時返還します。もし個人目的でラインや電話、インターネットサーフィンも履歴が残るということをお忘れなく。
改めてITルールを見直しましょう！
本日も皆様のお仕事を応援しています。
