仕事で電話対応する事になった時、受話器を取るのにドキドキしたり何を言ったら良いのだろう？と不安な時期がありました。
しかし慣れてくると実際に使うフレーズは毎回同じだという事に気付いたのと、度胸がつくと電話対応が楽になりました。
実際に海外で働いた時に使った電話の英語フレーズをシーン別に紹介します。
これから英語の電話対応がある方の参考になれば幸いです。
英語で対応にも会社の色がある
海外のオフィスで働いていた時に感じたのが、電話対応にも会社の方針がしっかり現れているという事です。
例えば、This is xxxx company, how may I help you? （xxxx会社でございます。ご用件は何でしょうか。）というニュアンスでThis isをつけたり、how may I help you?と丁寧語で電話に出る所もあれば、カジュアルな対応で会社名だけを名乗って電話に出る所など様々です。
カジュアルな対応だと普通の英語コミュニケーション用語を使うこともあると思いますが、ビジネスの場において電話対応であれば英語も使い分ける必要があります。
プロフェッショナルな対応を求めるホテルなどは絶対にカジュアルな電話対応をしないですよね。
このように、まずは自分の会社がどういうスタイルであるのか一度確認して見ると良いですね。
英語で電話を受ける時の鉄板フレーズ
では、英語の電話対応でこれさえ覚えておけば乗り切れるという鉄板フレーズ集を紹介します。
実際海外オフィスで使われていた用語を紹介するので、英語の教科書に載っているような堅苦しいものは使わないのが特徴です。
電話を受ける時
- This is xxxx（会社名）, how may I help you?（xxxx会社でございます。ご用件は何でしょうか。）＊この時最初にThank you for callingを付けるとより丁寧になります。
- Hello（もしもし）カジュアルな場合＊あと個人的の携帯にかかって来た時はこのように対応しています。
- xxxx（会社名のみ）カジュアルな場合
- Keiko speaking （はい、Keikoです。）自分宛てに電話が回ってきて、日本で言う「お電話代わりましたKeikoです。」と出る時。
名前や要件を確認する場合
- May I have your name please?（お名前を伺ってよろしいですか。）
- Who’s calling please?（どちら様ですか）
- Who would like to speak to?（誰宛てのお電話ですか？）
- How may I help you?（ご用件は何でしょうか？）
聞こえづらい場合
- I can’t hear you because of noise （雑音で聞こえません）
- Excuse me?（もう一度いいですか？）
- Could you say that again please?（もう一度おっしゃっていただけますか？）
- I’m sorry I don’t understand what you said.（申し訳ないですが、何とおっしゃったのでしょうか。）
- I appreciate you could speak more slowly. (もう少しゆっくりお話し頂けますと幸いです。）
スペルを確認する場合
- How do you sell xxxx?（xxxxはどのように書くのですか？）＊名前のスペルを聞く時によく使うフレーズです。
リピート・もう一度確認したい場合
- Let me confirm your xxxx again that〜（xxxxの確認をしますと〜）＊例えば電話番号や名前を復唱する時に使います。
- Could you say that again please?（もう一度おっしゃっていただけますか？）
担当者が対応できない時
- I’m sorry he/she is not available.（ただ今対応出来かねます。）＊例えば上層部などは常に電話に出られる状況ではない場合も多いですし、電話をかけてきた人へ「なぜ対応できないのか」理由を伝える必要もありません。そう言う場合はShe is not availableだけを伝える事があります。
- He/She is on another line.（他の電話対応中です。）
- He/She is not in the office.（オフィス不在です。）
- He/She is out for lunch and will be back around 13:00.（ただ今お昼に出ているので13時ごろ戻る予定です。）
- He/She is away from the desk right now.（今一時的にデスクを離れています。）＊オフィスにはいるけど、見当たらない時によく使うフレーズです。
保留や電話を転送する時
- Just a moment please（少々お待ちください）
- Let me transfer you to xxxx （xxxxへおつなぎ致します。）＊例えば営業部へおつなぎしますと言う場合は、sales department, 人事部はHuman Resource
メッセージを預かる場合
- I tell him/her you called.（お電話あった旨伝えておきます。）
- Would you like to leave your message?（何か伝言はございますか？）
- Anything else that I can do for you?（他にこちらでできることはありますか？）
英語で電話をかける時の鉄板フレーズ
電話をかける時も毎回同じフレーズを使っている事に気づきました。例えば、海外で営業電話を何本も掛ける時、いつも自分の会社名を名乗って、誰と話したいかを伝えて、自分の会社のサービスを紹介すると言う流れ。
これを何本も掛けるだけなので、毎回使っているフレーズは一緒でした。
もし営業職などであれば、自分のサービスを英語でプレゼンできるように練習は必要ですが、電話の場合はある程度パターンを覚えてるとどこにでも電話が書けられますので、この際覚えて練習してみましょう。
最初に伝える事、名前と会社名を名乗る
- This is Keiko, calling from xxxx. May I speak to Mr./Ms.xxxx please? （xxxx会社のkeikoと申します。xxxxさんとお話しできますか？）
May Iを使うかCan Iを使うかは会社のスタイルによります。プロフェッショナル感を統一している所であればMay Iを使います。
そして必ずMr./Ms.をつけるように徹底します。カジュアルな場ではつけない事もありますが、ビジネスの場において、ましてや初めて電話をする会社であれば必ずつけましょう。
- Good morning, this is Keiko speaking from xxxx. I would like to speak to Mr. Mike at extension 1234. （おはようございます。xxxx会社のKeikoです。マイクさんとお話ししたいので内線1234にお願いします。）
内線はextensionと良い、これはどの場面でもよく使われます。何度も電話を書けている会社の場合はthis is keiko speakingなどを使って「keikoですが」と言うニュアンスを伝えています。会社名を名乗る時もわざわざcompanyはつけません。会社名だけを名乗る事が多いです。
担当者につなげてもらう時
- I would like to speak to the person in charge of IT （ITの担当者とお話ししたいのですが）＊初めて電話をかけたり、担当者がわからない時に使うフレーズです。ITの所を部署名に変えるといいですね。（例：営業部sales department, 経理finance department）
- May I speak to Mr. Mike please? （マイクさんにおつなぎいただけますか？）＊これは担当者の名前がわかる時ですね。
なぜかけているのか目的を伝える時
初めて電話をかける会社の場合、英語であっても日本語であっても要件を伝えない限り担当者へ繋いでもらえないですよね。
英語でもなぜ電話をかけているのか伝える必要があります。
- This is calling about 〜
例としてThis is calling about our service to support your business and I would like to speak to the person in charge of sales. （営業担当の方と貴社サービス向上のお手伝いについてお話しさせていただきたいのですが）と言うニュアンスで、aboutの後ろには自分が提案したい事を入れます。
- This is calling you to confirm the schedule of next meeting. （次のミーティングのスケジュールの確認でお電話させていただきました。）＊これは伝える要件がはっきりしている場合ですね。
担当者が不在の時
担当者が不在の時は伝言を残したり、自分が電話をかけた事を電話を取り次いだ方に伝えてもらったりと様々です。
- Would you tell him/her I called?（電話があったことをお伝え頂けますか？）
- May I leave a message?（伝言を残していいですか？）
- What time does he/she come back?（何時にお戻りですか？）
- Would you tell him/her to call me back?（折り返ししていただけるようお伝えください。）
英語電話対応でよく使うフレーズ
- I’m available on/at/in〜（例：I’m available on Wednesday. 水曜日は空いています。）
Availableは電話でよく使うフレーズで、時間が空いている、予定が空いている、対応可能、こう言う意味が含まれているので、どんなシーンでも使うフレーズです。
- I call him/her later again. （また掛け直します）
- Please call me back when you are available. My number is xx-xxxx-xxxx. （お手すきの時に折り返しください。番号はxx-xxxx-xxxxです。)
- Could you tell me her email address? I will send email to her later.（メールアドレスを教えて頂けますか？後ほどメールを送らせていただきます。）＊これは担当者が不在で営業電話をした時によく使います。
まとめ
英語の電話対応は意外にもフレーズを覚えてしまえば何とか対応できるものです。
最初はドキドキしますが、慣れてくるとフレーズも問題なく出て来ます。
もし英語電話で詳細を伝えることがある場合（電話会議など）、事前に自分が伝えたいことを練習しておく必要があります。
英語練習頑張りましょう！
