メール返信の仕方でビジネス常識を見られる？！失敗しない送り方

ビジネスの場でSNSでのやり取りが頻繁になってきましたが、やはりメールが一番使用する頻度が多いのも事実。

メールの書き方や返信の仕方一つで、ビジネスの信用に関わることも。

今回は新人社会人のための、メールの書き方基礎をお伝えします。

ビジネスメールの基礎をおさらい

メールには長所と短所があります。

メールは自分と相手が何を話したのか、目に見える記録が残せることです。ビジネスの場で言った言わないという両社どちらも引かない場面があった場合、メールの記録が証拠になり役立つことが多々あります。

仕事では口頭で約束したことであっても、あえて「先ほどお伝えしました通り・・・」などメールで送ることもあります。記録が残るというのがメールの良い点ですね。

逆に注意すべき点は、社内の人へ返信するつもりがお客様や社外の人へ返信してしまった等の誤送信です。そこから相手との関係が悪くなったりと、うっかりミスで会社の大事な情報漏洩もありえます。

しっかりメールの良い点悪い点を理解して使いましょう。

基本的にビジネスメールは社内外問わず敬語

いくら社内の人であっても、会社のメールを使う時は敬語を使います。

最初は戸惑うこともあります。社内でとても仲が良い同僚がいて、ラフに何でも話せる仲にも関わらずメールではお互い敬語を使うことに。

それでも理由があるので、しっかり覚えておきましょう！

会社のメールは会社が権限を持っています。いくら社内の人へ気軽に連絡するとはいえ、会社のメールアドレスである以上、会社はいつだってメール内容を確認することができます。

大手企業に限らず中小企業であっても、会社から発行されたメールアドレスがあるということは、会社の誰かがメールアドレスを管理しています。（サーバーからいつでも見ることができます。）

事情があり退職したとしても、その人が社内で不正を行っていなかったか、などいくらでも調査することはできるのです。（社内で誰かの悪口を書いたとしても、証拠となって見つかってしまうのです。）

会社のメールアドレスを使う時は、敬語を使い、仕事に関係ない事は書かない、これは自分の身を守るためですよ。

社外の人へメール送信する時（返信する時）は署名を必ずつける

署名とは、メールの最後に自分の会社情報を記載します。例えば↓

社内間でのメールのやり取りは署名はつけなくて大丈夫です。（むしろつけない場合が多い。）

社外の人へメール送信する場合、どこの誰からなのか、わからない場合は迷惑メールだと思い削除される可能性があります。これは常識となっていますので、必ず設定しておきましょう。

社内メール送信の基本

社内メールは上司へのお願い、同僚へのお願い、承認依頼など、社外よりメールのやり取りが多くなるケースがあります。

どこへ転職しても基本ができていれば完璧です。

社内メールの書き方の基本があります。

上を例にしてメールを作ってみると↓

件名：○○社の割引承認依頼について

（1. 挨拶）お疲れ様でございます。

（2. 結論）今回契約いただきました○○社について、○○料割引の承認を頂けますでしょうか。

（3. 詳細・説明）○○社は物販割引リストに入っている会社で、今回の契約は割引対象となります。○○さんの承認が下り次第、経理と新しい請求書の作成にとりかかります。

（4. 結びの言葉）お忙しい中お手数ですが、ご確認の上承認をお願い致します。

山田

社内メールは基本的に敬語で、挨拶・結論から書く・結論に対する説明・結びの言葉（以上、お願い致します。）などの構成です。

この構成に沿って、状況に合わせメール送信を意識してみましょう。

ビジネスメールの返信はどこまで対応するか

社内メール送信とは異なり、社外へメール送信・返信する場合は社内よりも気を遣います。

メールの返信は数時間以内に返信しますが、相手の内容により緊急の場合は即座に返信します。

しかし、返信したくても自分では結論を出せない場合もあります。上司に結論を仰いだり、時間がかかる場合は、一旦「メールを拝受しました。社内で確認をし追ってご連絡させて頂きます。」など、一言連絡してあげるのがマナー。

予想外に数日かかる場合は、途中報告を入れるのも良いです。例えば、「まだ社内で検討をしております。お時間いただき大変恐縮ではございますが、今しばらくお待ちください。」など詳細は伝えずただ「待たせてごめんなさい」という意志は伝えることができます。

その他、ビジネスメールを続けていると「どこでメールをストップするべきか」悩む場合もあります。

お客様や社外の方に失礼のないよう気を遣っていると、お礼メールの返信がとぎれないことも。

「○○の件、どうもありがとうございました。」などお礼メールを送り、先方も「こちらこそ、ありがとうございました。」など永遠のラリーがあります。

その場合は、「今後も何卒宜しくお願い申し上げます。」と自分から終わらせたり、「返信は不要です」と一言添えるのが良いでしょう。

新たな用件の場合は新規メールを作成する

メール返信の基本として、返信する時タイトルに「Re:」とつきます。このままで構いません。

大事なのは件名のタイトル一言でメールの内容がわかることです。そのタイトルに対する返信とわかれば、先方もメール確認しやすくなります。

注意したいのは、新しい用件をメールで伝えたい時です。

そのままRe:というタイトルのまま、新しい内容を本文に書いたとしても、先方は読まない可能性があります。

例えば、新しい企画の件について急ぎのメールをRe:と今までやりとりしてきたメールに返信したとしても、相手は前の用件だと思っていることも。それで仕事が大幅に遅れる可能性があります。

ビジネスメール返信で使う引用は大事な個所のみ

メール返信の際、相手のメール本文に「＞」をつけて返信する引用は重要箇所のみです。

だらだら長い文章をそのまま引用すると何を言いたいのか相手もポイントをつかめません。メールを返信する時はいかに「短く要点を伝えられるか」がポイントです。

ビジネスメール返信の仕方まとめ

ビジネスメールは社内・外問わず敬語を使います。会社から発行されたメールアドレスはその会社に所属しており、メールの内容はシステムから見ることも可能ということを覚えておいてください。

社内メールは「挨拶、結論、詳細、挨拶結び言葉」この構成でいくらでも応用ができます。

社外メールは必ず署名をつけ、わかりやすい件名を意識しましょう。

本日も皆様のお仕事を応援しています。