新人時代は、会議室の準備が徹底しているか厳しく上司にチェックされていました。
そのお陰でどこへ行っても会議の準備ができるようになりましたが、新人は何をどうしてよいかがわからない時でもあります。
今回は秘書時代に訓練された会議の下準備を説明します。
社会人初心者は是非参考にしてみてくださいね！
打ち合わせ準備不足が会議を長引かせる？！抑えておきたい下準備リスト
●月●日、会議が入ったから会議室取っておいてね！と言われたら、会議当日までに準備することをまとめます。
これをするかしないかで、社内の評価にも影響するどころか、当日の準備不足のせいで会議が長引く可能性があります。
会議の目的を確認する
会議室を予約しておいてね！とお願いされたら、まず何の目的で会議するのか上司に確認します。それによって会議室の広さ、付随する器具などの確認が必要だからです。
- 当日は最大何名になる予定か
- いつ、何時に会議をするのか
- ケータリング（お食事）は必要か
- 会議の目的は？（単なる打ち合わせなのか、セミナーなのか、少人数でのプレゼンテーションなのかなど。）
基本的情報を頂かないと、こちらも会議室を手配できかねますよね。
まず基本的な5W1Hを意識することで、自然と自分が何を用意するべきが想像することができます。
- Why（なぜ、会議の目的やゴール）
- How（どのように）
- Who（誰が、会議に参加する人は？）
- What（何をするのか）
- When（いつ）
- Where（どこで）
これをノートなどに書いておき、これをもとに上司へ会議の確認を取るとスムーズにいくでしょう。
会議室の会場準備
日にち・時間・人数や会議の目的を確認できたら、実際に会議室の下準備を始めます。
- 会議室のテーブルとイスがキレイになっているか
- 電球は全てついているか
- 会議室に人数分のペンとノート（メモ用紙）があるかどうか
- ホワイトボードはキレイかどうか、ホワイトボードのマーカーインクは入っているかどうか
- プロジェクターが使えるか事前テストをする
- インターネット環境は整っているか（Wifiや有線LANどちらも）Wifiの場合は、皆がわかりやすい場所にWifiパスワードなどを明記しておく。（ホワイトボードなど）
- テレビ会議の場合、テレビ会議システムを前日までにテストを行うこと
- 来客用のハンガーとハンガーラックが用意されているかどうか
- ケータリングサービスがある場合、予算はいくらか？
- ケータリングサービスをお願いする場合、会議の目的に合わせて注文する内容をアレンジする。例えば、ランチを継続しながらの会議であれば、手で気軽に食べられるサンドウィッチタイプも選べるし、アレルギー持ちの方がいれば特定の野菜を抜いてオリジナルオーダーも必要になります。
- 飲み物は必ず用意する
- 大人数の会議室の場合、マイクの使用あり/なしを確認する（ある場合は、事前マイクテストを行う）
- トイレの確認（トイレが汚いと悪い印象を与えます。トイレは会社の顔でもあります。）
- 会議参加者にネームプレートが必要な場合、入口にセットしておく
会議に必要な資料の準備
会議には説明資料を人数分用意することも多々あります。
会社によって印刷するルールも様々なので、会社のルールを確認した上で、会社資料を用意しましょう。
（ルールとは、両面印刷か・モノクロか・カラーかなど）
会議に参加する人数分の資料を印刷、ファイルに綴じたりホチキスでとめたり、会議が始まったら参加者がすぐ資料に目を通せるようにテーブルの上に置いておく。
予め参加者の座る位置が決まっている場合は、ネームプレート横に資料を置いておく。
会議アジェンダを用意する
アジェンダとは、会議で話したい項目を箇条書きにしたものです。
会議では決まった時間内で進行するので、予め何について話し合うのかを箇条書きにまとめておき、参加者皆でシェアすることでスムーズにいくメリットがあります。
アジェンダも会社によってひな形がありますが、一般的には
- 会議のタイトル（例：第●回定例会議）
- 日時、場所、参加者名
- 打ち合わせをする各項目名
- それに対する課題、次回の予定
など、簡単に言うと会議の計画表というものになります。
今はITの進化に伴い、パソコンで参加しパソコンに直接打ち込む方も増えてきましたが、今だにプリントアウトしたアジェンダに直接書き込む方も多いです。
新人はアジェンダをA4サイズで用意をして、プリントアウトしておくと良いでしょう。
会議室下準備まとめ
大手企業時代に叩き込まれた下準備作業を細分化し説明致しました。
特に、会議に使用する資料は事前にメールで参加者に配布もしておくと良いですよ。
結構細かく用意することは他にもありますが、最低限ここを抑えれば！という所まとめたので、自分の会社に合わせて用意してみてください。
本日も皆様のお仕事を応援しています。
