「コピー取ってきて」という仕事は簡単だと思いますか？
学生時代とは違い、職場ではコピーのマナーがあります。知らないまま使うと「できてないな」と声には出さなくても思っている社員もいます。
本日は秘書時代に叩き込まれたコピー機のマナーをお伝えします。
コピー機のマナーを実践し「アイツは違うな」と思われれば、仕事も楽しくなりますね。
仕事で使うコピーの取り方基本をおさらい
個人でコピー機を使用するのとは異なり、会社のコピー機を使う場合は社員皆でシェアしていることが前提です。
- 個人の目的で使用はしない
- 会社の方針に合わせて使用する
- 次に使う人の事を考えて使用する
基本的にこの3つが大事です。
個人の目的で使用はしないというのは、家にプリンターがなく会社でコピーを何枚も取る、無料で使うというのはNGです。コピー機は会社の資産であり経費なので、仕事上必要なもののみ使用します。
そして、会社の方針に合わせて使用するというのは、常に省エネモードにしておく、チームで使う紙は裏紙を使用する、基本設定はA4に設定しておく、社内は基本モノクロでカラーは社外用に、など会社によって決まりがある所もあります。
プリンターを使う前に、上司や先輩に何か設定はあるのか自分から聞いておくと良い印象がでます。
そして次に使う人の事を考えるとは、紙詰まりがあった場合放置せずに自分で対応したり、自分で対応できない場合は専門の人に聞いたり何かしらアクションを起こします。
紙詰まり、インク切れはよくあることですが「自分は知らない、誰かがやってくれる」と思いその場を立ち去るのではなく、一度対応することで使い方に慣れますしコピー機についても詳しくなります。
コピー機周りの仕事ができないままでは事務仕事も進みません。まず何かトラブルが起きたら自分で対応してみるのも挑戦の一つです。
コピー取りの仕事
コピーをお願いされ、デキル人とデキナイ人の分かれ道があります。これらに注意しながら仕事をするとやっぱり○○さんは違うなという印象を与えることができます。
目的に応じてコピーをする
「コピーしてきて」とお願いされ、コピーをただするのではなく、一度目を通して何のための資料なのかを見ます。
その資料に応じて、両面が良いか、片面が良いか、縦なのか横でコピーするのか自分から提案または聞いてみると良いでしょう。
聞く時は一緒に「ホチキスとめ」も必要か聞いておくのもいいですね。
コピー機で書類の取り忘れに注意
秘書時代はコピーしたらトリプルチェックするようにアドバイスされました。
会社の人事や秘書は会社の重要な情報を扱っています。非公開書類がコピー機におかれたまま、誰かの手に渡れば大きな問題になり解雇や昇格する可能性もあります。
他人事ではないので、コピー機で使い終わったらダブルチェックまたはトリプルチェックをするクセをつけておくと、会社外でコンビニでも自然にチェックするクセがついているので役立ちます。
複数コピーする場合は必ず確認
コピーを10部お願いされたとします。最新のコピー機はよくできていますが、たまに1ページだけ足りないというミスもありえます。
コピーが終わったらその場で本当に全部そろっているか確認をするクセをつけましょう。
実際にあった過去の経験
新人時代にコピーが全て揃っているか確認をするように教育されたお陰で、どこに行っても完璧に依頼されたコピーを用意することができました。
ある日、他部署の上司に「コピーお願いしてもいい？○○さんたまにミスがあるから、あなたならいつも完璧にやってくれるので」と言われた時に信頼されている気持ちが嬉しかったです。
情報の取扱いについて
現在コピー機は進化し続けています。
Wifiから接続しプリントアウトすることも可能ですし、USBから直接プリントアウトすることも。
そこで、コピーやプリントアウトすると自動的にデータがコピー機に保存される設定があります。機密文章を取り扱う場合など念のためデータ削除方法を専門の方へ確認したり、上司に許可を取るケースも必要になります。
コピーする時、自分が扱う書類はどんな資料なのか把握しておきましょう。
最後に、紙媒体をコピーする場合に注意することがあります。
著作権保護の対象になっている新聞・雑誌など、限られた範囲で使用する場合を除き権利者に無断で使用することを禁じられています。
企業内で著作権保護対象となるものをコピーして使用する場合は、先輩や上司に相談し、必要であれば権利関係者に相談することもあります。
知らなかったでは済まされないので、覚えておきましょう。
オフィスコピー機の使用マナーまとめ
会社で使うコピー機は私用ではなく仕事で利用するものです。
社員全員が使うため、次使う人の事を考え紙の補充、紙詰まり、インク切れなどは自分で対応するように心がけます。
コピーをお願いされた場合は、会社の決まりに沿って（モノクロなのか、両面なのか、裏紙を使うのかなど）対応し、ホチキスとめが必要かなど確認しましょう。
機密情報を取り扱う場合はデータ削除が必要なのか、著作権保護関連は大丈夫なのか、上司に確認が必要な場合はアドバイスを求めてみましょう。
以上、コピー機のマナーについてでした。
本日も皆様のお仕事を応援しています。
