受付・秘書業務で必須のお茶出し。
今では受付・秘書以外に一般社員も来客対応する事が多いと思います。
そこで今さら聞けないお茶出しのマナーをおさらいします。
来客対応で気を付けたい受付対応と誘導マナー
職場でお茶出しをする前に、まずは応接室または会議室へお客様を誘導します。
その際に気を付けておきたいポイントをおさらいします。
対応手順
- 受付で来客者の名前を確認し、「●●様、ご案内致しますので少々お待ちください」と伝えソファーでお待ち頂く。その間に担当者へ連絡し、●●様がいらっしゃった事を伝える。もしソファーなどがない場合は、臨機応変に「●●様、ご案内致します。」と伝え誘導する。
- お客様を指定の場所へ誘導する。誘導する際に「●●へご案内致します。こちらへどうぞ」など一言添えてます。
- 誘導中はお客様の斜め前を歩きます。段差がある場所などは一言「段差がありますのでご注意ください」と促します。もし荷物等があれば、「こちらでお預かりしましょうか」など伺い、お客様に判断をゆだねましょう。
- 会議室など指定の場所に到着したら、上座（入口より遠い席）へお客様を誘導します。
夏の場合、部屋の温度をお客様にお尋ねしても良いでしょう。会議室が暑い場合もありますので、温度を下げるか上げるかお客様に確認しましょう。
秋・冬の場合、コートをお預かりしますとお伝えし、コートを会議室内のハンガーラックにかけてあげると喜ばれます。もちろん自分でかけるというお客様もいらっしゃいますので、臨機応変に対応します。
会社の来客対応お茶出しマナーサイドテーブルがない場合
お茶出しマナーでは、上座から順番に出すのが基本です。
上座の方へ下座側より「失礼します」と一言添えてお茶を出します。
しかし、お茶を出す時にお盆はどうするのか？という疑問がでますね。基本的に会議室にはサイドテーブルなどがあり、そこにお盆を置き、一人づつお茶を用意して上座の方から順番に出しますが、サイドテーブルがない場合もあります。
そこでサイドテーブルがない場合は、同じテーブル上で邪魔にならないよう下座側へ置き、一言「前を失礼します」などお伝えします。
お茶出しには臨機応変に対応すること
基本姿勢として、お茶出しは上座の方から下座側より順番にお茶を出していきますが、テーブルが狭かったりやお客様が資料を広げている可能性もあります。
そして会議室が狭くてお客様の背後をどうしても通れない場合もあります。
基本ルールが適応できない場合は、その場に合せて臨機応変に対応することも必要です。
例えば、お茶が前からしか出せない場合、「前から失礼いたします。」と一言添えてお茶を出す。
IT機材がテーブルの上にあり、水物を出せない雰囲気の場合は、下座の方へ「お茶をご用意いたしましたが、お出ししてもよろしいですか？」や「こちらに置いておきましょうか」など小声で確認し、下座の方へ判断を仰ぐようにします。
来客者から喜ばれたこと
会社により、お茶を出す時は必ず緑茶と決めている所もあるかと思います。最近ではカフェなどのように、メニューを作り、「お茶をご用意いたしますがご希望はございますか？」など相手に飲み物を判断して頂く会社もあります。
今ではコーヒーを出す所が一般的になってきましたね。
夏シーズンは、来客者も「コーヒーで」と無意識にお願いするのですが、こちらから「冷たい緑茶もご用意できますが、いかがでしょうか？」と提案すると「是非！お願いします！」と言われたこともありました。
夏シーズンは営業職の方だと外回りで汗だくなので、冷たい緑茶やアイスコーヒーを出すと大変喜んでいただけます。
来客対応お茶出しマナーまとめ
会社のお茶出しマナーで気を付けたいことは、上座の方より順番に出すこと。
会議室の広さや会議の目的によってお茶が邪魔になることがあります。臨機応変にお茶を出すか近くに置いておくかなど来客者にあ判断を仰ぐことも必要です。
夏や冬、シーズンによっては冷たいもの・温かいものをわけてお出しする気配りも良いでしょう。
本日も皆様のお仕事を応援しています。
