日系企業の場合、社内トレーニングで取引先へ訪問するビジネスマナーを教える機会があるかもしれませんが、日本の外資系企業ではトレーニングを行ってない場合があります。
訪問ビジネスマナーは相手に好印象を与えるかどうかの第一歩です。
自分は大丈夫、そう思い込んで知らないうちに失敗していることありませんか？
今一度、新人のための訪問ビジネスマナーの基礎をおさらいしましょう。
会社訪問先受付での電話マナー
無事、取引先または見込みクライアントへアポイントが取れ、いざ会社訪問となった時、ベテラン社員であれば当たり前にこなすことを新人の時はわからないまま訪問しがちです。
訪問の大事なポイントは
- 訪問先受付での挨拶
- 部屋に通されてからの挨拶対応
- 訪問を終えた時のマナー
これらのポイントをおさえておくことで、ビジネス訪問マナーで失敗することはありません。
まず最初は企業の顔である受付での対応からおさらいします。
訪問先には予定時刻の10分前には現地に到着する
会社によりますが、本当に時間がない間に面談のスケジュールを組んでくださる会社もいます。
その大切な時間に5分でも遅れてしまっては相手に嫌な印象を与える可能性がありますので、余裕を持って10分前には到着するようにします。
10分前に到着しても、受付には予定時刻ちょうど又は数分前に向かいます。
早く行きすぎても「もう来ちゃったか」と思わせる場合もあります。
日本は時間にシビアな国ですから、時間通りに受付に行くことが重要なポイントです。最初でこけると、今後のビジネスでも信頼できないと思われがちですから、特に初めての訪問は時間に余裕を持って行動します。
受付での対応
訪問先に到着したら、冬であればコートや手袋などを受付に入る前に脱ぎます。
今一度スーツのボタン、スカート、ズボンが乱れていないか、清潔感あるかどうかも確認します。脱いだコート類は片手で持ちましょう。
受付に担当者がいる場合も受付に電話機のみある場合も、対応は一緒です。
受付に伝えるのは
- 会社名と氏名
- 何時からアポイントの予約が誰と入っているかを伝える
例）お世話になっております。私、○○株式会社△△課の山田と申します。本日2時より○○課の佐藤部長と面談の約束を頂き訪問させて頂きました。
挨拶は名前を名乗り、誰と何時に約束かを明確に伝える事が大事です。
その後、受付または電話機より「そちらで少々お待ちください」と指示があります。そこでソファーに座っても構いませんし、最近では立ったまま待っている場合もありますが、座っても大丈夫です。
電話機の場合は、「そちらでお待ちください」と言われた後、「ありがとうございます」と一言添えてからゆっくり受話器をおくのがコツです。ガチャっと切ると印象が大変悪いですよ。
訪問は印象勝負な所がありますから。
もし、受付がいない場合、一番近くにいるスタッフに声をかけます。その際も会社名・名前、訪問理由を伝えます。
飛び込みセールスと勘違いされますので、訪問理由はしっかり伝えましょう。
手土産の選び方と渡し方マナー
手土産を選ぶ時のポイントとして、注意すべき点は
- 日持ちするもの（賞味期限を確認する）
- 冷蔵や冷凍の場合は相手先に確認する
- 担当者ではなく、取引先の社員全員が食べれるように個包装のものを選ぶ
夏場にチョコレートを選ぶと溶ける可能性もありますし、よかれと思って要冷蔵のものを選んでも取引先に冷蔵庫がない可能性もあります。
一般的に常温保存ができて、日持ちするもの、社員全員が手を汚さず食べられる個包装が好ましいです。
入室と挨拶の対応
受付を済ませ、部屋へ通されたら立ったまま待っても良いですし、座っても良いですが、座って待つ場合、担当者が入ってきたら即座に立って挨拶をします。
または、すでに担当者が部屋で待っている場合、必ずノックをしてから「失礼します」と一言声がけしてから入室します。
手土産を渡すタイミングは「名刺交換が終わった後」です。
手土産は持ち歩き用の外装から取って渡す
新人の失敗しがちな例は、持ち歩き用の袋に入れたまま渡すパターンです。必ず外装から取り、手土産の正面が相手に向け両手で渡すのがポイントです。
上司が同伴している場合は、上司から手渡してもらいます。手土産は会社の代表として渡すので、上司が一緒の場合は上司にしていただくのベター。
一人で取引先に行く場合は、下座の方へ手渡します。
訪問を終えた後のビジネスマナー
基本的に打ち合わせは予定時間内に終わらせるように話を進めます。
打ち合わせ後に次の予定が入っている可能性もあります。相手の都合を考慮しながら話を進めましょう。
打ち合わせ終了後、感謝の気持ちを伝えて部屋をでます。
その際のポイントをまとめると
- 感謝の気持ちを伝える時は立って一礼をする
- 受付を通る際も「ありがとうございました」と礼をして通る
- コートなどは会社を出るまで着ない
- エレベーターでは私語を慎む
慣れてくると受付を素通りする方もいらっしゃいますが、始めは訪問先を出る時も受付対応してくださった方へ挨拶と一礼を加えると印象がアップします。
受付でコートを着る方もいらっしゃいますが、ビジネスマナーとしてはビルの入り口や訪問先を出てしまった後に着ます。
担当者がエレベーターまで送ってくださることもありますが、その時はエレベーターが閉じるまで頭を下げて挨拶することが多いです。
過去の失敗
面談が終わり、エレベーターに乗った瞬間上司へ話かけてしまった事がありました。その時の内容が今日どんな印象だったでしょうか？と取引先との面談について感想を聞きました。
上司は終始無言。それもそのはず。エレベーターの中には取引先の社員が一緒に乗っている可能性があったのです。
取引先の会社を出たからとはいえ、エレベーターに誰が乗っているかはわかりません。
取引先のビルを出た時、上司に叱られました。。
以上、訪問ビジネスマナーのおさらいでした。
社会人生活を長く送ると当たり前の事ですが、新人にとってはビジネスマナーが身についていない時期でもあります。
今一度気になる所はおさらいしましょう。
本日も皆様のお仕事を応援しています。
