失敗しないアポイントの取り方｜初めての会社へメールをするコツ

入社5年目に営業職へ異動。

今までは総務関連の仕事で社内や取引先とやり取りするだけでしたが、営業職となればテレアポは当たり前。

初めての会社へどんどん電話をかけ、面談の機会を頂くチャンスを作る必要がりました。テレアポ（電話でアポイント＝会う約束を取る）のも営業職の一つですが、最近では相手側の都合に合わせてメールでアポイントを取る傾向が増えてきたように思います。

そこで、営業職になってから自分の失敗も含めて学んだメールでのアポイントの取り方について説明します。

初めて連絡する時は相手企業の下調べをしてからアポイントを取る

営業職で数字に追われていた時は、とにかく新規クライアント（お客様または企業）へアポイントを取り、営業させて頂く機会を設けることに必死でした。

本当に追い込まれた時期は、何件メールや電話をしてもアポイントに辿り着けず、下準備を怠ったまま電話やメールを送り大失敗した事がありました。

例えば、海外に駐在事務所や子会社がある企業の場合、日本人スタッフは上層部しかいないケースが多く、日本人スタッフにつなげてほしいとお願いすれば簡単に担当者へ電話をつなげて頂けるケースがあります。

営業電話した先の会社で電話対応してくださったのがそこの社長で・・・

自社サービスを紹介させてほしく電話したら「うちの会社の事ちゃんとわかって電話してるの？」と物凄く怒られました（汗）

数字に追われているとは言え、相手をわからないまま連絡を取ってはいけませんね・・・

これはメールでも同じことが言えます。

初めての会社へメールをして、会う機会を頂きたいとお願いしても相手は不信感を抱くだけです。これから新規クライアントへ連絡する時のポイントはこちら↓

返信が来る挨拶アポイントメールの書き方

まず、これから連絡を取る企業の下調べが大事という事をお伝えしました。

ランダムに数をこなしてアポイントを取るより、下調べをして確実に会う約束を頂けるよう的を絞った方が返信を頂ける事が多いというのが経験上あります。

そこで、初めての相手へメールをする基本的定型文を紹介します。

件名

例）「○○株式会社より　アポイントのお願い」「○○株式会社　ご挨拶のお願い」

このように必ず会う目的を明確に記載します。先方は営業メールは見ないまま削除する可能性が大いにあります。初めての会社へメールする上で大事なのは件名と送信者がわかりやすいようにしておくことです。

自分の所属する会社名そしてアポイントのお願いを明記しておきましょう。

メール本文に書く内容

次に本文の基本構成を確認しましょう。

• 相手先の担当者がわかる場合は担当者名を、不明な場合は○○株式会社御中などを記載
• 自己紹介を書く
• なぜ今回メールをしているのか、どういう理由でメールアドレスを取得したのかを書く
• 会う理由を書く（会うことによりどういうメリットがあるのかを伝える）
• アポイント日程調整依頼を書く
• 感謝の挨拶でしめる
• 署名を必ず入れる（自分の会社名、自分の名前、所在地、電話番号、会社URLなど）

メールの基本構成はこのような形です↓

メールで貴社と御社の違いについて

これを間違うと恥ずかしい！新卒で必ず覚えたい一つです。貴社と御社は同じ意味ですが、御社は話し言葉で電話や直接会い会話する場面で使うのはOKですが、メールでは貴社を使います。貴社と御社の使い方を今一度徹底しておきましょう！

誰からの紹介の場合はメール本文に紹介者名を必ず書く

初めてメールアポをする時、「○○株式会社の△△さんからご紹介いただきました」など一文入れるだけで返信が来る確率が高くなります。

初めてメールする場合、一番怖いのは相手側がこちらを警戒することです。

• なぜ連絡先を知ったのか？
• どういうつながりで弊社と関わりがあるのか？
• 弊社にはどういうメリットがある会社なのか？

つまりこの警戒を解いてあげればアポイントの可能性が上がるということです。

同行する上司へアポイントを取るメールの書き方

もし一人でアポイントを取って一人で相手企業へ行く分にはいいですが、最初は上司の同行が必要なケースもあります。

優先順位は相手先の都合ですから、相手先からいくつか日程候補のメール返信が来たら自分で勝手に予定を立てず、まずは上司に日程確認を行います。

そこで上司へ同行依頼をお願いするアポイントメールの書き方の例を書きます。

• 同行依頼の件名を書く
• 同行して頂く理由を明確にする
• お礼メールをする

同行が必要な理由を詳しく書くと上司との会話がスムーズに進み、余計なメールやり取りが少なくなります。心がけたいのは、メール1通でYESかNOが返ってくるように書くことです。

新規お客様先が初めての業界で、弊社サービスとどう関連づければ良いかわからない、参考までに上司が未知の業界相手に対してどのように会話を進めているのか勉強したい、など、正直に同行理由を書くこをおすすめします。

まとめ

初めての相手へ連絡する時のマナーとして、必ず自分の会社と名前を明記しアポイントを取りたい理由を書くことが大事です。

ただアポイントを取りたい、弊社サービスを紹介させて欲しい！という気持ちだけでは誰も相手にしてくれません。

相手のお時間を頂くわけですから、下調べをして自分を会うことによって相手がどういうメリットがあるのかをメール本文に入れることでアポイントの成約率があがります。

むやみにテレアポやメールアポでランダムに送るよりも、こちらの方がアポイントの確率が高いです。（経験上）

アポイントが取れても取れなくても、必ず感謝の気持ちを伝えることでビジネスのご縁が回ってきます。以上、メールの書き方についてでした。

本日も皆様のお仕事を応援しています。